Outils et méthodes pour optimiser son plan de formation

18 juin 2020

Le plan de formation de l’entreprise est un maillon essentiel de la gestion des compétences des collaborateurs. Il permet en effet à l’employeur d’organiser l’acquisition de compétences, en cohérence avec la stratégie d’entreprise. Comme tout projet opérationnel, le plan de formation s’appuie sur des outils éprouvés et répond à une méthodologie précise ; à savoir : des objectifs bien définis - le respect d’un cadre règlementaire - un budget dédié – un déploiement efficace et ; bien sûr, la mesure de la performance ! Entrons dans les détails …

Définir les objectifs

Le plan de formation est un outil opérationnel qui permet de développer et d’adapter les compétences de vos salariés aux évolutions des métiers dans votre organisation. La définition des objectifs passe donc par un recueil des besoins de l'entreprise en termes de compétences. Ces derniers sont ensuite reliés aux savoirs, aux savoir-faire et aux savoir-être actuels des collaborateurs. Ce croisement entre le panorama de l’existant et les besoins donne lieu à une analyse qui vise à définir les postes, les profils et les individus qui nécessitent des formations.

Le cadre règlementaire

Le plan de formation est une composante de la formation professionnelle et, à ce titre, est encadré par certaines obligations légales. L’employeur a ainsi l’obligation de :

  • Former les salariés de l’entreprise,
  • Adapter les formations dispensées à l’emploi et au maintien de l’employabilité des salariés,
  • Mettre en place une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle (pour les entreprises de plus de 300 salariés), dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences,
  • Réaliser, tous les deux ans, avec chaque salariés, un entretien professionnel afin d’envisager avec lui ses évolutions de parcours.
  • Soumettre le plan de formation aux représentants du personnel pour qu’ils donnent leur aval avant qu’il ne soit entériné.

Quels outils pour optimiser sa conception et son déploiement ?

Il existe différents logiciels de gestion de la formation, ou GPEC. Ils ont vocation à faire converger vos besoins stratégiques en termes de développement de compétences avec les demandes de formation émises par les collaborateurs.

Le marché est vaste et les fonctionnalités des différents outils différent, mais globalement, on retrouve :

  • Un module « demande de formation » : gestion des demandes de formation individuelles ou collectives, intégration avec les campagnes d’entretien professionnel, gestion du catalogue de formation, Workflows de validation des demandes, intégration dans le plan prévisionnel, indicateurs d’aide à la décision,
  • Un module dédié au plan prévisionnel de formation : création automatique du plan de formation à partir des demandes validées, filtres par établissements, filières, managers, etc. Simulations du plan de formation, suivi des coûts, individuels ou collectifs, tableaux de bord avec prévisionnel brut/net et comparatif avec les budgets affectés,
  • Un module permettant de planifier des sessions : création des sessions, gestion des inscriptions , indicateurs de suivi de l’état d’avancement des sessions,
  • Un module qui permet de suivre la réalisation du plan de formation : état d’avancement du plan en temps réel, suivi du budget, gestion des demandes de prise en charge jusqu’au remboursement, évaluations de l’atteinte des objectifs et de la qualité des formations suivies.

Élaborer et respecter le budget

La charge du plan de formation incombe à l’entreprise et non aux salariés qui en bénéficient. Certaines formations peuvent par ailleurs relever des dispositifs de financement inhérents à la formation professionnelle. La budgétisation du plan de financement est donc une étape qui nécessite de la rigueur et de la précision. Vous devrez rester cohérent avec le budget provisionné.

Comment l’évaluer le plan de formation ? 

Comme tout projet stratégique de l’entreprise, le plan de formation se doit d’être évalué. La mesure de la performance peut- être effectuée grâce aux outils logiciels décrits précédemment. Elle peut l’être aussi sur le terrain grâce à des indicateurs tangibles … Les collaborateurs formés doivent tout simplement être en capacité de répondre aux besoins en compétences qui ont été détectés en amont.

Le bilan du plan de formation, réalisé chaque année, permet d’ajuster le mode de conception et de déploiement les années suivantes si nécessaire.

Pour en savoir plus sur le plan de formation et sur la gestion des compétences, rdv sur https://neobrain.io/

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